Datenschutzerklärung
Diese Datenschutzerklärung informiert über die Verarbeitung personenbezogener Daten beim Besuch der Arkflow-Website und bei der Nutzung öffentlicher Webfunktionen.
Stand: 27.06.2026
Produkt: Arkflow, vormals/technisch Shelter
1. Verantwortlicher
Verantwortlicher für die Verarbeitung personenbezogener Daten beim Besuch der Arkflow-Website und bei der Nutzung öffentlicher Webfunktionen ist:
| Unternehmen | Fl8x Tech S.L. |
| NIF | B26726828 |
| Rechtsform | Sociedad Limitada (Limited Liability Company) |
| Vertreten durch | Leo Glauch |
| Sitz | Partida Puig, 371, 12580 Benicarló, Castellón, España |
| Postanschrift | Apartado de Correos 62, 12580 Benicarló, Castellón |
| Telefon | +34 864 875 036 |
| contact@fl8x.es |
Datenschutzanfragen können an contact@fl8x.es gerichtet werden. Soweit ein Datenschutzbeauftragter benannt wird, werden dessen Kontaktdaten an dieser Stelle veröffentlicht.
2. Geltungsbereich
Diese Datenschutzerklärung gilt für die öffentlich erreichbare Arkflow-Website, insbesondere für Informationsseiten, Kontakt- und Demo-Anfragen, Cookie-, Consent- und Sicherheitsfunktionen sowie den Abruf von Inhalten, Formularen, Dateien und Medien über öffentliche Links.
Für die Nutzung der Arkflow-Plattform durch Kundenorganisationen gelten zusätzlich die Plattform- und App-Datenschutzhinweise. Soweit eine Tierschutzorganisation Arkflow nutzt und dort eigene Daten verarbeitet, ist diese Organisation für die fachliche Datenverarbeitung in der Regel selbst verantwortlich. Arkflow verarbeitet diese Daten dann überwiegend als Auftragsverarbeiter.
3. Bereitstellung der Website und Server-Logs
Beim Aufruf der Website verarbeiten wir technisch erforderliche Daten, damit die Website angezeigt, stabil betrieben und gegen Missbrauch geschützt werden kann.
- IP-Adresse
- Datum und Uhrzeit des Abrufs
- aufgerufene URL und Referrer
- Browsertyp und Version
- Betriebssystem
- HTTP-Statuscodes
- übertragenes Datenvolumen
- Request-ID
- technische Fehler- und Sicherheitsereignisse
Zwecke der Verarbeitung sind die Bereitstellung der Website, IT-Sicherheit, Fehleranalyse, Missbrauchserkennung und der Nachweis technischer Vorgänge. Rechtsgrundlage ist regelmäßig Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt im sicheren und funktionsfähigen Betrieb der Website und der Arkflow-Dienste.
4. Hosting und technische Infrastruktur
Die Website und die Plattform werden über eine professionelle Server-, Kubernetes-, Datenbank- und Storage-Infrastruktur betrieben. Dabei können technische Anbieter Zugriff auf personenbezogene Daten erhalten, soweit dies für Hosting, Wartung, Sicherheit, Backups und Betrieb erforderlich ist.
| Dienst | Zweck | Region | Status |
|---|---|---|---|
| Hosting-/Kubernetes-Infrastruktur | Website- und Plattformbetrieb | Europäische Union, soweit produktiv eingesetzt | vor Go-Live final bestätigen |
| Datenbank-/Storage-Infrastruktur | Datenbank, Objekt-Speicher, Uploads | Europäische Union, soweit produktiv eingesetzt | vor Go-Live final bestätigen |
| Hetzner Object Storage oder Ersatzanbieter | verschlüsselte Snapshots/Backups | Deutschland, soweit produktiv genutzt | vor Go-Live final bestätigen |
Mit eingesetzten Auftragsverarbeitern werden, soweit erforderlich, Verträge zur Auftragsverarbeitung geschlossen.
5. Kontakt- und Demo-Anfragen
Wenn Sie uns kontaktieren oder eine Demo anfragen, verarbeiten wir die von Ihnen übermittelten Daten. Dazu können Name, Organisation, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Rolle/Funktion, Inhalt der Nachricht, gewünschte Module oder Interessen, Zeitpunkt der Anfrage und Kommunikationsverlauf gehören.
Zweck ist die Bearbeitung der Anfrage, die Kommunikation mit Ihnen, die Vorbereitung eines Vertrags und die Dokumentation der Anfrage. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Anfrage auf Vertragsschluss oder vorvertragliche Maßnahmen gerichtet ist. Im Übrigen erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO aufgrund unseres berechtigten Interesses an der Bearbeitung von Anfragen.
6. Öffentliche Tierprofile
Kundenorganisationen können über Arkflow öffentliche Tierprofile bereitstellen. Diese Profile dienen der Vermittlung von Tieren und können je nach Einstellung der Organisation Tierdaten, Beschreibungen, Vermittlungsstatus, öffentliche Bilder, Organisation oder Kontaktmöglichkeit enthalten.
Tierdaten sind nicht automatisch personenbezogene Daten. Personenbezug kann jedoch entstehen, wenn Tierdaten mit Pflegestellen, Adoptierenden, Haltern, Ansprechpartnern, Tierärzten, Standorten, Fotos, Dokumenten oder Freitexten verknüpft werden. Kundenorganisationen sind dafür verantwortlich, nur solche Inhalte zu veröffentlichen, für die eine rechtmäßige Grundlage besteht.
7. Öffentliche Mitglieds- und Bewerbungsformulare
Soweit eine Organisation öffentliche Formulare über Arkflow nutzt, können Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Adresse, Geburtsdatum, Mitgliedschafts- oder Bewerbungsangaben, Freitextnachricht, Einwilligungszeitpunkt, Captcha-Status, IP-Adresse, technische Sicherheitsdaten sowie Bestätigungs- und Review-Status verarbeitet werden.
Die Daten werden an die jeweilige Organisation übermittelt beziehungsweise dieser innerhalb von Arkflow bereitgestellt. Die Organisation ist für die inhaltliche Prüfung, Rechtsgrundlage und weitere Verarbeitung verantwortlich. Arkflow verarbeitet diese Daten als technischer Dienstleister.
8. Cookies, Local Storage und ähnliche Technologien
Arkflow verwendet technisch erforderliche Cookies und ähnliche Technologien, um die Website und Plattform bereitzustellen. Nicht erforderliche Technologien werden nur nach Maßgabe der Cookie- und Consent-Hinweise eingesetzt.
| Technologie | Zweck | Bewertung |
|---|---|---|
| Session-Cookies | Authentifizierung und Sitzungssteuerung | erforderlich |
| Sicherheits-Cookies | Login, MFA, Organisationsauswahl | erforderlich |
| Local Storage | Sprache, Layout, technische Einstellungen | je nach Zweck erforderlich oder optional |
| Session Storage | kurzlebige Login- und OIDC-Flowdaten | erforderlich |
| Consent-Speicher | Speicherung der Datenschutz-/Cookie-Auswahl | erforderlich |
Nicht erforderliche Dienste wie Meta SDK, Captcha außerhalb zwingender Sicherheitszwecke, Push oder Telemetrie werden über technische Gates und Consent-/Konfigurationsentscheidungen gesteuert.
9. Captcha und Missbrauchsschutz
Zur Absicherung öffentlicher Formulare kann Arkflow Captcha- oder Anti-Abuse-Dienste wie Cloudflare Turnstile oder hCaptcha einsetzen. Dabei können technische Daten wie IP-Adresse, Browserinformationen, Token, Zeitpunkt und Interaktionsdaten an den jeweiligen Anbieter übermittelt werden.
Der Einsatz erfolgt zur Verhinderung von Spam, automatisierten Angriffen und Missbrauch. Rechtsgrundlage kann Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO sein. Soweit ein Captcha-Dienst nicht technisch erforderlich ist oder zusätzliche Tracking-Funktionen umfasst, wird eine Einwilligung eingeholt oder der Dienst nicht geladen.
10. Meta SDK, WhatsApp Embedded Signup und Social-Funktionen
Arkflow kann für Kundenorganisationen Funktionen zur Anbindung von WhatsApp, Facebook oder Instagram bereitstellen. Dafür kann das Meta SDK geladen werden, insbesondere für WhatsApp Embedded Signup oder Social Publishing. Das Meta SDK wird für den allgemeinen Websitebetrieb nicht benötigt und nur geladen, soweit die Funktion aktiv genutzt wird und die erforderlichen Voraussetzungen erfüllt sind.
11. Newsletter und Produktinformationen
Soweit Arkflow Newsletter oder Produktinformationen anbietet, werden E-Mail-Adresse, Name, Organisation, Einwilligungsstatus, Versand- und Öffnungsdaten verarbeitet. Der Versand erfolgt nur auf Grundlage einer Einwilligung oder einer zulässigen Bestandskundenkommunikation. Einwilligungen können jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.
12. Analyse, Telemetrie und Marketing
Für die öffentliche Website erfolgt Analyse nur, wenn sie in der Cookie-/Consent-Konfiguration ausdrücklich aktiviert wird. Marketing- oder Trackingdienste werden nicht ohne erforderliche Rechtsgrundlage und erforderlichen Consent eingesetzt.
Arkflow kann innerhalb der authentifizierten Plattform First-Party-Nutzungsereignisse für Produktbetrieb, Support, Fehleranalyse, Missbrauchserkennung und Produktverbesserung verarbeiten.
13. Empfänger und Unterauftragsverarbeiter
Personenbezogene Daten können an technische Dienstleister übermittelt werden, soweit dies für Betrieb, Sicherheit, Kommunikation, Hosting, Support, Formularverarbeitung oder aktivierte Integrationen erforderlich ist. Eine aktuelle Liste der Unterauftragsverarbeiter wird separat bereitgestellt.
- Hosting, Datenbank und Object Storage
- Backup-/Snapshot-Speicher
- E-Mail- und Kommunikationsdienste
- Captcha-/Anti-Abuse-Dienste
- Meta/WhatsApp/Facebook/Instagram
- Microsoft Entra/Microsoft Graph
- E-Signatur-Anbieter
- Zahlungs- und Billing-Anbieter
- KI- und STT-Anbieter, sofern aktiviert
- Push-Dienste
14. Drittlandübermittlungen
Soweit Anbieter außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums eingesetzt werden oder Supportzugriffe aus Drittländern erfolgen, stellen wir sicher, dass die datenschutzrechtlichen Voraussetzungen erfüllt werden. Dies kann insbesondere auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses, des EU-US Data Privacy Framework, Standardvertragsklauseln oder zusätzlicher Schutzmaßnahmen erfolgen.
15. Speicherdauer
Personenbezogene Daten werden gelöscht, sobald sie für die jeweiligen Zwecke nicht mehr erforderlich sind, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder berechtigten Gründe für eine weitere Speicherung bestehen.
| Datenkategorie | Regelfrist |
|---|---|
| Website-Serverlogs | 30 bis 90 Tage, sofern keine längere Speicherung zur Aufklärung von Missbrauch oder Sicherheitsvorfällen erforderlich ist |
| Kontakt-/Demo-Anfragen | 6 bis 24 Monate, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder berechtigten Interessen an längerer Speicherung bestehen |
| Formularbewerbungen | nach Vorgabe der Kundenorganisation |
| öffentliche Tierprofile | bis Deaktivierung durch die verantwortliche Organisation |
| Consent-Nachweise | 6 bis 24 Monate |
| Sicherheitsereignisse | nach Sicherheitskonzept und Erforderlichkeit des Einzelfalls |
16. Betroffenenrechte
Betroffene Personen haben nach Maßgabe der DSGVO Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit, Widerspruch und Widerruf erteilter Einwilligungen.
Anfragen können an contact@fl8x.es gerichtet werden. Soweit eine Anfrage Daten betrifft, die eine Kundenorganisation in Arkflow verarbeitet, leiten wir die Anfrage an die verantwortliche Organisation weiter oder unterstützen die Organisation im Rahmen des AVV.
17. Beschwerderecht
Betroffene Personen haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Zuständig kann insbesondere die Aufsichtsbehörde am Wohnsitz der betroffenen Person oder am Sitz des Verantwortlichen sein.
18. Änderungen dieser Datenschutzerklärung
Diese Datenschutzerklärung kann angepasst werden, wenn sich Arkflow, eingesetzte Anbieter, Funktionen oder rechtliche Anforderungen ändern. Die jeweils aktuelle Fassung wird auf der Website veröffentlicht.
Hinweis: Diese Seite bildet den aktuellen technischen und redaktionellen Stand ab und sollte vor dem produktiven Einsatz rechtlich final geprüft werden.
